Syndic, pourquoi votre communication digitale est-elle si importante ?
En tant que syndic, votre communication digitale est très importante, voici pourquoi :
- Votre transparence renforcée pour augmenter la confiance client : Via un extranet sécurisé et innovant, les copropriétaires peuvent accéder en temps réel à l'ensemble des informations concernant la gestion de la copropriété, leurs comptes copropriétaires, les travaux en cours, les documents comme les convocations et procès-verbaux d'AG, ou encore l'accès aux votes par correspondances, etc. Un gain de temps pour les copropriétaires qui peuvent aussi envoyer des demandes d’interventions ou d'informations depuis certains extranets.
- La facilitation des échanges avec vos clients : Les outils de messagerie instantanée ou chatbot permettent des échanges plus fluides et réactifs entre les copropriétaires, le syndic et les prestataires. Les chatbots développés avec l’IA permettent d'interagir avec vos clients 24H/24 - 7j/7. Cela peut par ailleurs réduire le nombre d’emails envoyés quotidiennement aux gestionnaires de copropriétés.
- Un gain de temps et d'efficacité pour vos collaborateurs : La dématérialisation des documents et la signature électronique, par exemple, accélèrent les processus et réduisent les coûts.
- L’Amélioration de la satisfaction des copropriétaires : Une communication claire et accessible renforce le sentiment d'appartenance et favorise une meilleure cohabitation.
- Une mise en conformité réglementaire : La loi ALUR a rendu obligatoire la mise en place d'un espace numérique dédié à la copropriété. Il est important que cet espace répondent aux attentes de vos clients et soit en phase avec votre stratégie de communication.
Voici quelques outils digitaux au service de la copropriété :
- Les extranets permettent de centraliser toutes les informations relatives à la copropriété (documents, agenda, comptes rendus, la GED par exemple) et de faciliter les échanges entre les différents acteurs.
- Les applications mobiles ou le full Web qui offrent un accès rapide et facile aux informations depuis un smartphone.
- La signature électronique permet de dématérialiser les documents et d'accélérer les processus de validation.
-Les réseaux sociaux peuvent être utilisés pour créer une communauté de copropriétaires et favoriser les échanges informels.
Quels sont les bénéfices pour vous syndic de copropriétés ?
- Un gain de productivité et un gain financier : L’ automatisation des tâches récurrentes (envoi de convocations, diffusion de l'ordre du jour, etc.).
- Amélioration de la relation client: Une communication plus fluide et personnalisée renforce la satisfaction des copropriétaires.
- votre Image moderne et dynamique: L'utilisation d'outils digitaux modernise l'image du syndic et vous permet de rester concurrentiels.
Les défis à relever lors de l'implémentation d'outils digitaux :
- La fracture numérique: Il est important de s'assurer que tous les copropriétaires puissent accéder aux outils numériques et de prévoir des solutions inclusives.
- La sécurité des données: La protection des données personnelles est essentielle.
- L’intégration des bons outils et la formation des utilisateurs: Il est nécessaire de former les copropriétaires et vos collaborateurs à l'utilisation des nouveaux outils.
- L’accompagnement au changement de vos collaborateurs : les outils digitaux vont transformer leur métier. Il faut accompagner vos collaborateurs dans cette phase de changement avec pédagogie pour qu’ils puissent être les ambassadeurs de votre évolution.